Zeitplan und Timing deiner Entdeckung ist alles

So toll es auch sein kann, eine Entdeckung anzuleiten – manchmal ist die Logistik eine echte Herausforderung. Gastgeber:innen müssen viele Dinge gleichzeitig im Blick behalten: das Zeitmanagement, die Gruppendynamik, die Bedürfnisse einzelner Gäste, unvorhergesehene Entwicklungen, die fachkundige Durchführung der jeweiligen Aktivität … und das alles mit einem Lächeln. Das alles macht das Gastgeben sowohl zu einer großen Herausforderung als auch zu einer unglaublichen Bereicherung.

In diesem Artikel geben wir dir Tipps zum Timing und zur zeitlichen Planung. Sie basieren auf dem Feedback von Gästen und erfolgreichen Gastgeber:innen.

Von Gästen hören wir immer wieder, dass sie es zu schätzen wissen, wenn Entdeckungen sorgfältig geplant sind. Du könntest dir einen erzählerischen Fluss überlegen (mit Anfang, Mittelteil und Ende). Wenn die Dinge in einer logischen Reihenfolge ablaufen, schaffst du so ein besseres Gesamterlebnis für die Gäste. Es lässt dich als Gastgeber:in organisierter und professioneller erscheinen und hilft Gästen, sich daran zu erinnern, was während der Entdeckung passiert ist. Außerdem ermöglicht es dir als Gastgeber:in, die Entdeckung mit einer wiederholbaren Präzision anzuleiten.

Plane den richtigen Ablauf, indem du die Reihenfolge der Ereignisse und die Übergänge zwischen den verschiedenen Bestandteilen der Entdeckung berücksichtigst. Wie viele Orte besucht ihr und in welcher Reihenfolge ist dies sinnvoll? Wie sorgst du dafür, dass deine Gäste zwischen den einzelnen Stationen engagiert und interessiert bleiben?

Viele Gastgeber:innen finden es hilfreich, sich den Ablauf ihrer Entdeckung als fünf unterschiedliche Stufen vorzustellen:

1. Vorbereitung: Kommuniziere mit den Gästen, bevor sie sich auf den Weg zum Treffpunkt machen.
2. Einführung: Sorge für einen guten ersten Eindruck bei der Ankunft der Gäste.
3. Aktivität: Gestalte die Aktivität der Entdeckung auf eine Art und Weise, die die Erwartungen übertrifft.
4. Ausklang: Bringe die Entdeckung zu einem durchdachten Abschluss.
5. Nachbereitung: Bedank dich bei deinen Gästen, berichte ihnen von deinen Lieblingsmomenten und rege sie dazu an, eine Bewertung abzugeben.

Bei Entdeckungen kann das Zeitmanagement eine Herausforderung sein, die du aber bewältigen kannst. Es geht darum, auf die Zeit zu achten und gleichzeitig in jedem Moment präsent und bei Bedarf flexibel zu sein.

Es kann schwierig sein, den Zeitplan einzuhalten, wenn viele Faktoren ins Spiel kommen, beispielsweise verspätete Gäste oder Verkehrsmittel oder besonders interessierte Teilnehmer:innen, die mehr Fragen als sonst stellen.

Hier sind ein paar Tipps, die dir helfen können, die Zeit im Auge zu behalten, ohne dich vollständig von der Uhr gesteuert zu fühlen:

1. Führe einen Testlauf mit Freund:innen oder deiner Familie durch, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie lange die unterschiedlichen Aktivitäten oder Abschnitte dauern. Du kannst diese Checkliste nutzen, um dich auf eine erfolgreiche Entdeckung in der Praxis vorzubereiten.
2. Wenn du die Entdeckung durchführst, dann lass alle Teilnehmer wissen, wie lange jede einzelne Aktivität dauert („Wir bleiben hier für 20 Minuten hier und gehen dann weiter“), und weise dann nochmals darauf hin, dass sich die jeweilige Aktivität dem Ende nähert („Noch fünf Minuten!“). So fühlt sich niemand überrumpelt.
3. Plane ruhig etwas mehr Zeit ein, falls mal etwas länger dauert als erwartet. Für den Fall, dass du mal du mehr Zeit hast als geplant, könntest du dir Gesprächspunkte oder Mini-Aktivitäten überlegen.

Uns haben sowohl Gastgeber:innen als auch Gäste berichtet, dass es ein großes Problem sein kann, die anderen am Treffpunkt zu finden, damit die Entdeckung pünktlich beginnen kann. Es gibt viele Möglichkeiten, diese Problematik zu vermeiden.

Du könntest dich fragen: Ist mein derzeitiger Treffpunkt für einen auswärtigen Gast leicht zu erreichen und zu finden? Liegt er abseits großer Menschenmengen? Wenn du den passenden Treffpunkt gefunden hast, können folgende Tipps helfen:

• Gib einen bestimmten Orientierungspunkt an, nach dem die Gäste Ausschau halten können.
• Ziehe etwas Unverwechselbares an oder halte etwas in der Hand, damit deine Gäste dich erkennen können.
• Erstelle eine präzise und eindeutige Wegbeschreibung.
• Sende ein Foto des Treffpunkts über den Nachrichtenverlauf auf Airbnb.

Mach dir als Nächstes Gedanken über die Tageszeit, zu der die Entdeckung stattfindet. Beeinträchtigt diese die Chancen der Gäste, pünktlich anzukommen? Berücksichtige dabei alle Routen und die Fahrpläne der öffentlichen Verkehrsmittel, die für sie möglicherweise relevant sind. Vielleicht sind sie zum ersten Mal in deiner Stadt sein und sie wissen daher nicht, wie alles organisiert ist oder wie weit die jeweiligen Orte voneinander entfernt sind.

Wir hoffen, dass dir die Tipps, die du hier findest, bei deinem Weg als Gastgeber:in helfen. Alle Gastgeber:innen haben ihren eigenen Stil. Es ist wichtig, dass du herausfindest, was für dich am besten funktioniert – und dass du gleichzeitig deinen Gästen ein hochwertiges und positives Erlebnis bietest.